Инструкции, описания, доработки

Форма согласования сделки¶

Ранее ФСС оформлялась в excel, сейчас все данные можно будет заносить в 1с через документ «ФСС». Данный документ можно создавать только на основании Заказа покупателя, располагается ФСС независимо от вашего интерфейса там же где и заказ покупателя. В документе используется статусная схема со своими особенностями, которые указаны в самом конце инструкции.

---

Общая схема работы с документом следующая:

Для менеджеров

• Заполнить шапку документа (контрагент, ответственный, заказ покупателя и договор с условиями при их наличии)
• Заполнить табличную часть (номенклатура, производитель, ед. изм., ответ от снабжения(Номер заявки / из наличия / дата поступления, см ниже как заполнять ), количество, прайсовая цена, цена продажи)
• Заполнить поля в области дополнительных расходов
• Перейти на 2ю страницу и заполнить поля в области анализа репутации и истории оплат
• При необходимости заполнить примечание
• Сохранить документ
• Изменить статус, отправив документ в экономический отдел на проверку

Для экономистов

• Проверить документ на корректность заполнения и при неудовлетворительном результат вернуть менеджеру на доработку изменив статус
• Когда результат проверки окажется положительным, заполнить оставшиеся поля поля в табличной части, которые недоступны менеджерам и при необходимости скорректировать остальные поля
• Отправить руководству на согласование

Для руководства

• Проанализировать предоставленную вам информацию, в случае полного удовлетворения изменить статус на "Согласовано" в этом случае экономистам и менеджеру придет задачка с информацией об успешном согласовании.
• При желании можно изменить цену продажи предложенную менеджером, для этого в табличной части присутствует колонка "согласованная цена", которая изначально дублирует цену продажи
  При изменении согласованной цены будут пересчитываться итоги, поэтому при необходимости можно изменять эти цены без ограничений (цена продажи, которую установил менеджер не изменится и может служить начальным ориентиром)
• При необходимости можно вернуть менеджеру или экономистам на доработку изменив статус на соответствующий

---

Форма документа выглядит следующим образом:

В шапке заполняются поля по договору контрагента (размер предоплаты и количество дней отсрочки заполняются автоматически при подстановке договора, поле справа от них - «Условия договора», куда можно записать особенности сделки).

Таблица "Товары"¶

Далее идет таблица «Товары», сюда добавляется номенклатура, устанавливаются различные цены, а также добавляется ответ от снабжения в обязательном порядке.
Часть таблицы (номенклатуру, производителя(характеристику), единицу измерения, количество, прайсовую и продажную цены) можно заполнить несколькими способами:
1й – вручную добавлением номенклатуры,
2й – на основании заказа покупателя,
3й – присутствует кнопка «Заполнить по заказу покупателя». При её нажатии из заказа покупателя, который выбран в шапке, будет предложено добавить номенклатуру.
4й - присутствует кнопка «Заполнить по заявке на просчет». При её нажатии открывается форма с 2 таблицами(верхняя - список заявок, нижняя - список номенклатуры из выделенной заявки, по двойному нажатию выбранная номенклатура добавляется в табличную часть ФСС).
В последнем случае сразу же заполнятся все поля относящиеся к заявке на просчет.

Особенности работы с таблицей:
• Менеджеры заполняют следующие поля : Номенклатура, Производитель, Ответ от снабжения(Номер заявки / из наличия / дата поступления), Количество, Цена продажи без НДС, Ед. изм. (при необходимости выбирают нужную единицу измерения)
• При переключении единицы измерения будут пересчитаны цены, но не количество товара
• Цена прайса если заполнять не по заказу покупателя берется на сегодняшний день
• Цену прайса можно очистить, но не изменить вручную
• При изменении цены продажи меняется и согласованная цена, но не наоборот
• Менеджеры не имеют прямого доступа к согласованной цене, а руководство к цене продажи
• Все итоги рассчитываются исходя из согласованных сумм, а не сумм продаж
• Несколько колонок в таблице и часть итогов отображаются только у экономистов
• Если срок действия ответа по заявке истек, поле «Ответ от снабжения» подсвечивается красным(см ниже)
• Если количество меньше минимальной партии из заявки, поле подсвечивается красным(см ниже)

Отдельно стоит поговорить о поле «Ответ от снабжения» (Номер заявки / из наличия / дата поступления). Это текстовое поле, куда можно написать что угодно, несмотря на это присутствует кнопка выбора, которая позволяет для данной номенклатуры с характеристикой выбрать заявку на просчет по выданному ответу:

Красным цветом выделены заявки, находящиеся в статусе «Ответ выдан», но срок действия ответа закончился. При двойном щелчке по нужной заявке она подставится в таблицу, при этом заполнятся не редактируемые поля «срок изготовления» и «минимальная партия» в таблице.
Также присутствует кнопка открытия, при нажатии которой откроется выбранная ранее заявка и выделится номер строки в таблице «расчет».
Если по данной номенклатуре с характеристикой не найдено ни 1 заявки или по другой причине, поле необходимо заполнить вручную, указав дату поступления и наличие товара с указанием номера склада где он находится (пример: из наличия склад №1).
При ручном изменении поля «Ответ от снабжения»(Номер заявки / из наличия / дата поступления), поля срок изготовления и минимальная партия сбрасываются!

Теперь необходимо заполнить область с дополнительными затратами, после чего рассчитаются итоги.

«Оценка контрагент໶

Далее необходимо перейти на вторую страницу – «Оценка контрагента».

Таблицы в области «История продаж» содержат информацию об объемах продаж и количестве отгрузок (реализаций в базе) по данному контрагенту за последние 6 лет.

В области «История оплат» отображается информация по последней сделке (вид взаиморасчетов, сколько календарных дней отсрочки было дано, и также отражается была ли оплата по факту поставки). Данные берутся из соответствующих полей договора (договор контрагента) который использовался в последней реализации товаров и услуг.

Поле «Количество просрока оплат» дает информацию сколько раз контрагент выходил за рамки оплаты за все время: все просроки разделяются на 4 временных периода в днях – задолженность больше 30 дней, от 16 до 30, от 6 до 15, от 1 до 5.

Строго говоря данные выше формируются не на конкретном контрагенте, а по ИНН указанного у контрагента (даже если контрагентов несколько, по факту это будет одна и та же фирма), при отсутствии ИНН у контрагента поиск будет происходить непосредственно по контрагенту.

Область «Анализ репутации» заполняется вручную.

Область «Примечание» заполняется если есть какие-либо комментарии по данной ФСС.

Область «История» отображает историю изменения статусов документа и/или служит местом оставления комментариев при согласовании ФСС. Присутствуют кнопка просмотра всех комментариев и кнопка добавления комментария с возможностью последующей отправки задачи нужному человеку (или нескольким если выделить нужных через ctrl).

Статусная схема¶

• После того как все необходимые поля и таблица «товары» заполнены, менеджер изменяет статус документа «Новый» на «Экономический отдел, проверка» и с этого момента запускается процесс согласования документа.
• Экономический отдел в свою очередь может вернуть документ менеджеру на доработку, либо отправить к руководству.
• Руководство может согласовать, либо отправить назад к менеджеру/экономистам.
• И экономисты и руководство имеют возможность сразу закрыть документ переведя его в статус "Отказ" по каким-либо причинам.

Следует отметить, что у менеджера есть доступ к редактированию полей и таблицы только в пока документ находится в статусе «новый» или «менеджер, на доработку».

При изменении статуса будет выводиться вопрос с возможностью оставить комментарий, если отказаться система сама создаст фиктивный комментарий отражающий изменение статуса.

При изменении статуса рассылка задач/сообщений иногда не будет требовать выбора получающего лица, при этом вы всегда сможете проконтролировать было ли отправлено сообщение в области «История». Например при изменении статуса с «новый» на «экономический отдел, проверка» и отказавшись от собственного комментария вы увидите следующее сообщение:

Добавлен отчет "Сравнение реализации с ФСС" в раздел Отчеты-Продажи, который позволяет сравнить цены и количество номенклатуры в табличных частях реализации и ФСС созданных на основании одного заказа покупателя.

Выгрузка заказов с сайта¶

Доработан механизм загрузки документов в 1С:

• Если в заказе продукция из категории "Приводные цепи для авто, мото и вело техники" при загрузке документа "Заказ покупателя" в документе устанавливается ответственным "Нефедов Артем Михайлович"
• Во всех остальных случаях ответственным в документе устанавливается "Кудряшова Татьяна Андреевна"

' Анализируется только первая строка документа(напр. 2 позиции авто-мото + 2 из другой категории - Нефедов, и наоборот)

• При создании нового контрагента в момент загрузки заказа основным менеджером контрагента устанавливается "Нефедов Артем Михайлович", менеджером развития продаж - "Кудряшова Татьяна Андреевна"(Контрагент доступен обоим сотрудникам)

1. Дополнение к печати договоров поставки.(http://redmine.akmash.ru/redmine/news/131)¶

Добавлено новое поле содержащее наименование контрагента без аббревиатур.
Теперь в самом первом абзаце печатной формы Покупатель будет представлен как: Общество с ограниченной ответственностью "Соломенский лесозавод" (ООО «Соломенский лесозавод») , где Общество с ограниченной ответственностью "Соломенский лесозавод" - значение поля Расшифрованное наим., а ООО «Соломенский лесозавод» - значение поля Полное наименование из карточки контрагента. Ранее подставлялось только второе.

2.Дополнение к механизму согласования Спецификаций.¶

Добавлено поле где можно указать связанную со спецификацией заявку на просчет.

Время выдачи ответа заявок на просчет¶

Исправлено время расчета. Не учитывается день поступления заявки:

Выдано в день поступления - время расчета 1 день.
Выдано на следующий - время расчета 1 день.

Печать договора поставки.¶

Изменен механизм печати договора поставки, раньше при нажатии кнопки печать создавался Word документ, сейчас все будет делаться через 1с.

При нажатии кнопки "печать" открывается следующая форма для заполнения необходимых данных, где все поля в рамках "Организация", "Договор поставки" и "Клиент" должны быть заполнены в обязательном порядке:

Форма при открытии заполняется автоматически из имеющихся у контрагента данных(вкладки Общие, Контакты, Счета и договоры, Свойства). На картинке ниже показано какое поле из каких реквизитов заполняется.

Важно отметить, что практически все поля на форме являются редактируемыми при этом заполненные вручную значения теряются при закрытии формы, поэтому рекомендуется забивать нужную информацию непосредственно в карточке контрагента.
Если необходимо добавить какого-либо подписанта со стороны нашей организации необходимо обратиться в IT отдел.
Номер договора поставки для печати временно необходимо будет заполнять каждый раз вручную, с нового года этот процесс скорее всего будет автоматизирован на этапе создания самого договора.

Область Грузополучатель является опциональной, и заполняется по необходимости. Чтобы данные попали в печатную форму необходимо кликнуть галочку рядом с названием области (такой же механизм при печати отгрузочных реквизитов грузополучателя).

При нажатии кнопки "ОК" создастся печатная форма в которой некоторые области доступны к редактированию(на первой стр. - область представления организаций, на последней стр. область ввода реквизитов организаций), на случай некорректного склонения слов программой, либо внесения каких-либо косметических изменений.

Визуализация склада.¶

Добавлен отчет "Визуализация склада".

Представляет из себя вывод профиля ряда с разбивкой по ячейкам(ярус-вертикаль + позиция-горизонталь).

Ячейка содержит 2 значения: Ном. - количество видов номенклатуры с учетом характеристик и состояния, иными словами если в ячейке лежит 3 одинаковых вида номенклатуры с отличающимися характеристиками или состоянием, то выведется число 3. А также в ячейке присутствует суммарный вес всей номенклатуры размещенной в ячейке, при этом в зависимости от загруженности вся ячейка будет раскрашиваться в определенный цвет(подсказка в шапке отчета). Если кликнуть дважды по содержимому ячейки откроется окошко, где будет отображаться какая именно номенклатура в каком количестве присутствует в данной ячейке:

Присутствует возможность делать быстрый отбор по складу, номенклатуре, характеристике номенклатуры, а также по координатам(ряд, ярус, позиция). Чтобы включить отбор необходимо поставить галку рядом с интересующим полем.

Если выбрать ячейку её координаты подставятся в соответствующие поля:

Арм отгрузки¶

Добавлен столбик "приоритет".

• Данный столбик доступен к редактированию для заведующего складом и старших кладовщиков и носит информативный характер для остальных рабочих склада.
• После получения статуса "отгружен" поле становится недоступным к редактированию.
• При двойном нажатии появится окошко, которое предложит ввести число в зависимости от приоритетности отгрузки.
  

• При наличии любого числа в строчке поле будет раскрашиваться особым цветом.

Отгрузка с другого склада(перемещение между складами)¶

Реализован механизм позволяющий переместить продукцию между складами(в пределах ГО) вместе с резервом.

Необходим в случаях отгрузки продукции, например, зарезервированной на складе№1 со склада№15.

УБЕДИТЕЛЬНАЯ ПРОСЬБА ПРОЧИТАТЬ ДО КОНЦА.

Схема:
Исходные данные - есть Заказ покупателя, есть резерв данной продукции по данному заказу на Складе №1

1. Менеджер на основании создает реализацию и понимает, что он планирует отгружаться со склада № 15(или с любого другого склада Кирова, участвующего в статусной схеме).
2. Менеджер идет в заказ покупателя, на основании заказа создает перемещение, выбирает склад №15.
3. Менеджер Создает Расходник по перемещению на склад №15 отправляет на согласование(Расходник создастся только при наличии резерва)(В комментарии, когда спросит можно указать что отгрузка по такой то реализации со склада 15).
4. Согласующий Отправляет на сборку.
5. Склад создает внутрискладское, Принимает в работу, комплектует.
6. Менеджер Проводит перемещение.
7. Склад проводит расходник
8. Склад на основании перемещения Создает и проводит Приходный.
9. Менеджер меняет в реализации Склад на Склад №15.
10. Менеджер создает расходник по реализации(Расходник создастся только при наличии резерва)
11. И далее по старой схеме.

Где в этой схеме резерв?

Резерв автоматически переехал со Склада№1 на Склад №15 без шаманства с ручными снятием согласованием постановкой.

То же, в Картинках

Создаем реализацию, проверяем создание РО с 1 склада.

РО дает создать, значит товар есть в резерве, Отменяем РО.
Понимаем, что хотим отгрузиться с 15 склада.

Создаем перемещение из Заказа, Тут же создаем РО.
Расходник создался, значит товар в резерве есть.

Записываем, на согласование, добавляем коммент.

Комплектуем.

Менеджер проводит перемещение.
Склад проводит расходный.
Склад на основании перемещения создает и проводит приходный.

Расходный создается, значит товар в резерве есть

Далее все по отработанной схеме.

Что с резервами.

Списались документом перемещение в момент проведения.

Встали в резерв Приходником в момент проведения.

Без ручного снятия и постановки.

Дополнение к реализации механизма согласования спецификации в документе «Заказ покупателя». (http://redmine.akmash.ru/redmine/news/123)¶

Добавлено поле наименования организации для подписанта.

Заполняться оно будет автоматически из полного наименования контрагента при создании документа(если выбран контрагент), либо при изменении договора-основания или контрагента. При этом имеется возможность его редактирования при необходимости.
Если поле оставить пустым, например для печати старых документов, в печатную форму будет подставляться полное наименование контрагента.

Документ "Коммерческое предложение"¶

При выводе печатной формы теперь будут сворачиваться строчки с одинаковыми наименованиями покупателя, ценой, ед. изм., сроком изготовления и суммироваться по количеству и стоимости.

Документ "Коммерческое предложение", "Счет на оплату покупателя", "Реализация товаров и услуг".¶

Добавлена кнопка "Заполнить цены по заказу покупателя" в табличной части "товары", которая заполняет цены, стоимость, скидки, налоги(ндс) исходя из информации в табличной части заказа покупателя на основании которого создан текущий документ, но не меняет количество номенклатуры занесенное ранее в документ. Если номенклатура не присутствует в заказе покупателя, но присутствует, например, в счете на оплату, то появится сообщение о том какая номенклатура "лишняя".