Реализация механизма согласования спецификации в документе «Заказ покупателя».¶
Спецификация к договору поставки связана с отгружаемой продукцией, поэтому основой для создания спецификации будет являться документ "Заказ покупателя"
Краткая последовательность действий отражена в п.3
1. Создание заготовки печатной формы договора¶
При выборе договора с типом «спецификация» в поле «Договор», в документе появится новая страница «Спецификация» на которой будет происходить подготовка к созданию печатной формы и процесс согласования, а внизу станет доступна одноименная кнопка печати:
Поля «Договор поставки», «Спецификация к договору», «Вид взаиморасчетов», "% предоплаты" заполняются из карточки спецификации при выборе договора контрагента.¶
Поля находящиеся внутри выделенной черной зоны необходимы для составления основы печатной формы Спецификации. Выделенное красным прямоугольником поле служит для составления шаблона текста.
Основными полями тут являются «Условия оплаты» и «Условия готовности товара к отгрузке», они выделены зеленым цветом, именно эти данные попадут в печатную форму(п.2 и п.3 в форме).
По умолчанию они заполняются текстовыми шаблонами исходя из условий:
• Наличие/отсутствие в таблице «Товары» нестандартной номенклатуры
• Вид расчетов (выделено красным прямоуг.) который может принимать следующие значения: 100% предоплата, 100% предпоставка, % предоплаты, 100% предоплата разбитая, другое
Однако ничего не мешает заполнить их вручную при необходимости.
Ниже представлена « Схема соответствия полей » то есть откуда те или иные значения подставляются по умолчанию (в основном из договора спецификации в заказ покупателя).
Следует отметить что при добавлении\удалении\редактировании номенклатуры в таблице «Товары», а также изменении выделенных ниже полей происходит обновление текста (вручную набранный текст будет потерян).¶
После того как поля «Условия оплаты» и «Условия готовности товара к отгрузке» заполнены для вывода результата необходимо нажать на кнопку «Спецификация» в нижней части документа. Откроется печатная форма, заполненная по введенным ранее данным и недоступная для редактирования. Если статус юридического отдела в состоянии «Согласовано» в левом верхнем углу печатной формы появится QR-код и дополнительно откроется печатная форма листа согласования(см. ниже кнопка «Лист согл.»)
2. Механизм согласования¶
В области «Согласование» реализовано параллельное согласование данного документа между несколькими отделами по схеме сначала тех. отдел + отдел снабжения, затем юр. отдел.
При изменении статуса или нажатии кнопки отправки задач и сообщений открывается форма заполнения комментария:
После нажатия кнопки «Ок» появится список лиц кому можно отправить задачу/сообщение с текстом набранным в комментарии (отправить можно сразу нескольким людям через множественное выделение):
После нажатия кнопки «Ок» появится новая запись:
В ней отражено, когда и кем был изменен какой-либо статус или добавлен комментарий.
Для удобства чтения длинных комментариев по двойному щелчку мыши появится отдельное окно с текстом комментария.
Кнопка «Лист согл.» позволяет напечатать список всех изменений, относящихся к согласованию спецификации.
3. Стандартная схема заполнения и информация о доступности.¶
- Заполняются реквизиты шапки документа «Заказ покупателя», добавляется номенклатура, скидки и тд.
- Переходим на страницу «спецификация» и составляем шаблон печатной формы.
- Затем у определенного отдела переводим статус из пустого в «На согласовании», после чего Лицу из отдела прилетает задача/сообщение о том, что данный заказ покупателя нуждается в согласовании спецификации.
- Лицо из отдела изменяет статус на «Согласовано» если нет замечаний или «На доработку» если есть какие-то замечания, при этом посылает уведомление(задачу) с информацией Ответственному. Если изменить статус на «Согласовано» и оставить комментарий пустым, информация об изменении статуса автоматически улетит Ответственному.
- При наличии замечаний Ответственный исправляет в документе что необходимо и посылает на повторное согласование в отдел(изменяет статус у соответствующего отдела на «На согласовании» и пишет что исправил)
- После успешного получения трех статусов «Согласовано», спецификацию можно распечатывать и нести на подпись к руководству вместе с листом согласования.
Ограничения и особенности:¶
• Без предварительного согласования с тех. отделом и отделом снабжения отправить документ на согласование в юр. отдел невозможно!
• Если статус тех. отдела «Согласовано» поле «Чертеж АХЦ» блокируется для редактирования.
• Как только статус отдела снабжения станет «Согласовано» в разделах оплаты и готовности появятся даты, которые согласовали. (верхняя это дата отплаты из шапки документа, нижняя это дата «готовности отгрузки из г. Киров» из карточки спецификации. Смотри схему соответствия полей для большей наглядности)
• Согласующие лица имеют возможность редактирования только в разделе «Согласование» - то есть имеют возможность изменять статусы причем только у своего отдела
• В момент, когда статус юр. отдела станет «Согласовано» блокируются для редактирования все поля документа, а также в карточке спецификации автоматически проставится галка «Завизирован», что также ограничивает возможность её редактирования
• Теперь будет невозможно создать или изменить договор контрагента с типом «спецификация» если использующийся договор поставки не завизирован!
По вопросам/ошибкам/доработкам механизма обращаться в Отдел ИТ (Козлов Валерий, телефон. 1944).
