Реализация механизма согласования спецификации в документе «Заказ покупателя».¶

Поскольку много всего было переделано, было принято решение полностью обновить старую инструкцию с учетом нововведений.

Спецификация к договору поставки связана с отгружаемой продукцией, поэтому основой для создания спецификации будет являться документ "Заказ покупателя"
Краткая последовательность действий отражена в п.3

1. Создание заготовки печатной формы договора¶

При выборе договора с типом «спецификация» в поле «Договор», в документе появится новая страница «Спецификация» на которой будет происходить подготовка к созданию печатной формы и процесс согласования, а внизу станет доступна одноименная кнопка печати:

Поля «Договор поставки», «Спецификация к договору», «Вид взаиморасчетов», «% предоплаты» заполняются из карточки спецификации при выборе договора контрагента.

Примечание: если договор поставки завизирован, соответствующее поле будет выделено зеленым цветом, если не завизирован – красным в заказе покупателя и самой карточке спецификации. Если вид взаиморасчетов совпадает с вариантом шаблона текста (выделено фиолетовым прямоугольником), то поле подсвечивается зеленым цветом, если не совпадает – красным + об этом будет выведено сообщение (это на случай, если кем-либо будет изменен вид взаиморасчетов в карточке спецификации).

Поля, находящиеся внутри выделенной черной зоны необходимы для составления основы печатной формы Спецификации. Выделенное фиолетовым прямоугольником поле служит для составления шаблона текста в полях «Условия оплаты» и «Условия готовности товара к отгрузке». Выделенное оранжевым прямоугольником поле – для «Условия отгрузки», оно заполняется независимо от первых двух.

Эти данные попадут в печатную форму(п.2, п.3 и п.4 в форме).

По умолчанию «Условия оплаты» и «Условия готовности товара к отгрузке» заполняются текстовыми шаблонами исходя из условий:
• Наличие/отсутствие в таблице «Товары» нестандартной номенклатуры
• Вид расчетов (выделено фиолетовым прямоуг.) который может принимать следующие значения: 100% предоплата, 100% предпоставка, % предоплаты, 100% предоплата разбитая, другое

Однако ничего не мешает заполнить их вручную при необходимости.

Ниже представлена « Схема соответствия полей », то есть откуда те или иные значения подставляются по умолчанию.

Примечание: при добавлении\удалении\редактировании номенклатуры в таблице «Товары», а также изменении выделенных ниже полей происходит обновление текста (вручную набранный текст будет потерян).

После того как поля «Условия оплаты» и «Условия готовности товара к отгрузке», «Условия отгрузки» заполнены для вывода результата необходимо нажать на кнопку «Спецификация» в нижней части документа. Откроется печатная форма, заполненная по введенным ранее данным и недоступная для редактирования и печати. Если спецификация согласована всеми необходимыми лицами открывается возможность печати, а также в левом верхнем углу печатной формы появится QR-код и дополнительно откроется печатная форма листа согласования (см. ниже кнопка «Лист согл.»)

Примечание: если у номенклатуры в таблице товары совпадает наименование покупателя, единица измерения и цена покупателя, то в печатной форме происходит свертка с суммированием по количеству и стоимости.

2. Механизм согласования¶

В области «Согласование» реализовано согласование спецификации между несколькими отделами исходя из условий в « Схема согласования »:

Необходимо заранее выбрать лиц кому будут отправляться задачи.
Примечание: выбор доступен при пустом статусе и «на доработку».

Статусы могут быть в 4-х вариациях:
1. Не заполнен
2. «На согласовании»
3. «На доработку»
4. «Согласовано»

При изменении статуса открывается форма заполнения комментария:

Далее необходимо заполнить комментарий, текст которого будет выслан в виде задачи указанному заранее лицу, а также сохранится в таблице (колонка «комментарий»).
Если комментарий оставить пустым, система в зависимости от статуса кратко напишет содержание задачи.

При нажатии кнопки отправки задач и сообщений, после ввода комментария появится список лиц кому можно отправить задачу/сообщение с текстом, набранным в комментарии (отправить можно сразу нескольким людям через множественное выделение).

Примечание: если необходимо оставить комментарий без отправки кому-либо сообщения, необходимо снять выделение со всех лиц (клавиша CTRL+левая кнопка мыши)

После нажатия кнопки «Ок» появится новая запись:

В ней отражено, когда и кем был изменен какой-либо статус или добавлен комментарий.
Примечание: для удобства чтения длинных комментариев по двойному щелчку мыши появится отдельное окно с текстом комментария.

Как работает автоматическая рассылка без участия ответственного:

Рассмотрим общий пример полной схемы, где участвуют все 4 отдела:
1. Ответственный изменяет статус Руководителя в «на согласовании». Руководителю отправляется задача.
2. Руководитель меняет статус в «на доработку», ответственному отправляется задача с указанными недостатками, затем см. пункт 1.
3. Когда все недостатки устранены или их не было вовсе, Руководитель ставит статус в «согласовано». В этот момент, если статусы тех. отдела и отдела снабжения не заполнены (а они должны быть не заполнены по умолчанию), лицам, которые были указаны ранее отправляются задачи, а статусы меняются в «на согласовании».
4. Лица из тех. отдела и отдела снабжения меняют статус в «на доработку», ответственному отправляется задача с указанными недостатками, до тех пор, пока все недостатки не будут устранены.
5. В момент, когда оба отдела ставят свои статусы в «согласовано», при условии, что статус юр. отдела не заполнен (а он должны быть не заполнен по умолчанию), выбранному Юристу отправляется задача, а статус меняется в «на согласовании».
6. Лицо из юр. отдела меняет статус в «на доработку», ответственному отправляется задача с указанными недостатками, до тех пор, пока все недостатки не будут устранены. Затем ставит статус «Согласовано».
7. Ответственный получает задачу с извещением, что спецификация согласована. Далее печатает её и лист согласования.
• Ответственный будет получать задачу с извещением, каждый раз когда кто-то поставит статус «согласовано», чтобы контролировать на каком отделе все споткнулось в случае отрицательной обратной связи.

В случае согласования при стандартной номенклатуре пункты 4 и 5 опускаются, в случае с филиалом все может закончится на пункте 3 + печать.

Кнопка «Лист согл.» позволяет напечатать список всех изменений, относящихся к согласованию спецификации.

Также в листе отражается был ли завизирован договор поставки, по которому создавалась спецификация.

3. Стандартная схема заполнения и информация о доступности.¶

1. Заполняются реквизиты шапки документа «Заказ покупателя», добавляется номенклатура, скидки и тд.
2. Переходим на страницу «спецификация» и составляем шаблон печатной формы.
3. Выбираем лиц, кому будут отправляться задачи.
4. Затем у Руководителя переводим статус из пустого в «На согласовании», после чего Лицу Руководителю прилетает задача/сообщение о том, что данный заказ покупателя нуждается в согласовании спецификации.
5. Лицо из отдела изменяет статус на «Согласовано» если нет замечаний или «На доработку» если есть какие-то замечания, при этом посылает уведомление(задачу) с информацией Ответственному.
6. При наличии замечаний Ответственный исправляет в документе что необходимо и посылает на повторное согласование в отдел (изменяет статус у соответствующего отдела на «На согласовании» и пишет, что он исправил)
7. После успешного получения необходимого количества статусов «Согласовано», спецификацию можно распечатывать и нести на подпись к руководству вместе с листом согласования.

Особенности:¶

• Невозможно создать или изменить договор контрагента с типом «спецификация» если использующийся договор поставки не завизирован и прошло более 10 дней с момента его создания!
• Если статус тех. отдела «Согласовано» поле «Чертеж АХЦ» блокируется для редактирования.
• Как только статус отдела снабжения станет «Согласовано» в разделах оплаты и готовности появятся даты, которые согласовали. (Смотри схему соответствия полей).
• В момент, когда статус юр. отдела станет «Согласовано» блокируются для редактирования все поля документа.
• Для филиалов. В момент, когда статус Руководителя станет «Согласовано», а сумма документа с НДС не превышает 500тыс.руб. блокируются для редактирования все поля документа.
• Согласующие лица имеют возможность редактирования только в разделе «Согласование» - то есть имеют возможность изменять статусы у своего отдела.
• Печать возможна только при необходимом количестве статусов «согласовано» (см. схема согласования)